Wewnętrzna organizacja pielgrzymki

Podział kompetencji i obowiązków wewnątrz pielgrzymki:

kierownictwo pielgrzymki:

Kierownik Pielgrzymki

• ogólna odpowiedzialność za pielgrzymkę przed władzami kościelnymi i świeckimi,
• kontakty z w/w władzami,
• koordynacja kontaktów z mediami,
• przygotowanie i przeprowadzenie akcji informacyjnej o pielgrzymce,
• przygotowanie (w porozumieniu z przewodnikami grup) ogólnego zarysu tematyki poruszanej na pielgrzymce; przygotowanie materiałów formacyjnych dla pielgrzymów i pomocy formacyjnych dla przewodników,
• koordynacja dotycząca spraw posługi w pielgrzymce zaproszonych prelegentów, grup ewangelizacyjnych i zespołów (klerycy, siostry...),
• organizacja: Sekretariatu Pielgrzymki, punktu informacyjnego, sklepiku,
• prowadzenie codziennych odpraw dla przewodników grup i osób odpowiedzialnych za różne służby... koordynacja różnych działań wewnątrz pielgrzymki,
• finanse pielgrzymki, rachunkowość, sporządzenie końcowego rozliczenia.

Z-ca Przewodnika - Główny Kwatermistrz

• koordynacja prac służby kwatermistrzowskiej,
• kontakty z księżmi proboszczami parafii w których nocuje pielgrzymka w sprawach kwatermistrzowskich,
• stworzenie systemu identyfikacji tzn. bazy danych zawierającej mapki poszczególnych miejscowości i informacje: kto, gdzie nocuje,
• czuwanie nad sprzętem nagłośnieniowym całej pielgrzymki,
• organizacja i czuwanie nad transportem bagaży,
• organizacja i odpowiedzialność za powrót pielgrzymów GPP pociągiem linii Częstochowa - Gdańsk.

Z-ca Przewodnika - Główny Porządkowy

• koordynacja prac służby porządkowej,
• sporządzenie harmonogramu dziennego dla poszczególnych grup: kto, kiedy i gdzie - wyrusza, zatrzymuje się, spożywa obiad, nocuje,
• nawiązanie kontaktu i koordynacja działań z Policją w sprawach dotyczących bezpiecznego przejścia pielgrzymki,
• logistyka związana z postojami, przejściami trudnych odcinków trasy i rozmieszczeniem pojazdów na postojach,
• zorganizowanie i koordynacja służby medycznej GPP (apteka, lekarz główny, punkt medyczny, grupy ratownictwa medycznego),
• zakrystia GPP.

przewodnicy poszczególnych grup:

• organizacja zapisów do swojej grupy (informacja o nich),
• troska o odpowiednią ilość w swojej grupie: kapłanów (spowiedników), kleryków, osób odpowiedzialnych za różne sfery związane z formacją i sprawną organizacją grupy,
• przygotowanie materiałów i podział obowiązków formacyjnych (poza tymi których organizacji podjął się Przewodnik Pielgrzymki),
• delegowanie osób funkcyjnych: kwatermistrz grupy, porządkowy, odpowiedzialny za służbę medyczną, sekretarka grupy, osoba odpowiedzialna za nagłośnienie i zadbanie o ich kontakt z kierownictwem pielgrzymki,
• czuwanie nad przestrzeganiem regulaminu pielgrzymki wewnątrz grupy, w razie potrzeby napominanie i usuwanie z pielgrzymki osób rażąco naruszających ów regulamin,
• bieżące rozliczanie się z wpływów i wydatków z Przewodnikiem Pielgrzymki (podczas wieczornych odpraw),
• troska o bezpieczeństwo grupy podczas marszu, postojów i noclegów,
• organizacja wewnątrz grupy służby tzw. sanepidu,
• obecność na wieczornych odprawach kierownictwa pielgrzymki,
• po zakończeniu pielgrzymki: organizowanie spotkań popielgrzymkowych swojej grupy oraz włączanie się w ogólne spotkania całej pielgrzymki (wg ustalonego wcześniej z kierownictwem harmonogramu).

osoby funkcyjne

kwatermistrz, porządkowy, osoba odpowiedzialna za nagłośnienie, lekarz - służba medyczna, sekretariat, zakrystia, transport bagaży...

• postępowanie w zgodzie z instrukcjami, które określają standard działań i odpowiedzialności poszczególnych służb,
• obecność na wieczornych odprawach kierownictwa pielgrzymki.